8 trucs pour combiner télétravail et postes partagés

Poste de travail partagé : 8 trucs pour bien l’intégrer

Un poste de travail partagé est un bureau non attribué à un employé en particulier. Ce bureau de travail partagé peut donc être utilisé par plus d’un employé. Avec la situation actuelle et l’augmentation du télétravail, plusieurs entreprises se questionnent sur l’espace physique occupé par leurs employés. Certains gestionnaires voient des possibilités de réduction de leurs espaces locatifs et des coûts qui s’y rattachent.

 La combinaison espace partagée et télétravail pourraient donc être une avenue intéressante. L’avantage du poste de travail partagé est de permettre de conserver les liens relationnels qu’offre le présentiel. Ainsi «…le bureau devient le moyen de maintenir avant tout le lien social entre les employés, d’être l’endroit où les gens vont pour tisser des liens avec les collègues, travailler sereinement et marginalement participer à la vie de l’organisation». Chaire Workplace Management (2020).

Une question persiste. Si ce type d’organisation de bureau est favorisé en combinaison avec le travail à domicile, comment rendre ces postes de travail partagés ergonomiques afin qu’ils s’adaptent à tous les employés qui les utiliseront ? Comme l’ergonomie signifie « adapter l’environnement de travail à l’humain », les postes devront être le plus polyvalents possible et convenir à une grande majorité d’individus. Voici quelques trucs pour favoriser des environnements de travail adaptatifs.

Nos conseils pour adapter un poste de travail partagé

1. Convertir le mobilier avec des surfaces réglables en hauteur

Si le budget le permet ainsi que les installations, convertir le mobilier avec des systèmes réglables en hauteur permet aux utilisateurs de différente taille de travailler à la hauteur idéale. Les systèmes électriques « assis debout », réglables en hauteur, sont idéals puisqu’ils permettent d’ajuster la hauteur de la surface de travail en position assise et debout. Par conséquent, la hauteur est réglable en fonction de la morphologie de l’utilisateur et peut être ajustée pour tous.

2. Ajouter des supports à clavier articulé

Si des systèmes réglables ne peuvent être mis en place, les supports articulés sont un excellent compromis. Ils permettent l’ajustement de la hauteur du clavier et de la souris. Cet équipement est assez polyvalent et peut s’installer sous presque toutes les surfaces de travail. Le système articulé s’ajuste d’un utilisateur à l’autre très rapidement et facilement. Pas besoin de visser ou serrer des manivelles pour l’ajuster. Il faut simplement incliner le support vers l’écran et l’ajuster à la hauteur désirée.

3. Fournir au minimum un moniteur de plus de 21 pouces

L’écran du portable ne doit pas être utilisé comme écran principal la majorité du temps. Souvent plus petit, il occasionne de mauvaises postures du cou et une fatigue oculaire plus importante. Un écran régulier ou deux écrans selon les besoins peuvent être installés sur les postes de travail partagés.

4. Ajouter des bras articulés pour les écrans

Des moniteurs plus grands que l’écran du portable sont idéals, mais encore faut-il qu’ils soient placés à la bonne hauteur. Ainsi, l’ajout de bras articulé à l’arrière des écrans permettra de régler la hauteur de ceux-ci en un tour de main. Travailler sur un écran trop bas ou trop haut une journée entière est suffisant pour créer des douleurs cervicales à la fin de la journée.

5. Fournir une station d’accueil pour les portables

Si l’écran du portable est utilisé comme écran secondaire, il doit être soulevé afin de réduire la flexion du cou. La station d’accueil permet de hausser l’écran du portable, mais également de rendre l’installation rapide puisque les fils des équipements en périphérie sont déjà connectés à la station d’accueil des postes polyvalents.

6. Fournir des chaises avec plusieurs ajustements

Les chaises doivent posséder des ajustements de bases pour convenir à un large éventail de morphologie. Les réglages minimums recommandés sont la hauteur de l’assise, la profondeur de l’assise, la hauteur et l’inclinaison du dossier et la hauteur des accoudoirs. Certains ajustements comme des accoudoirs qui pivotent ou glissent vers le centre de la chaise peuvent avantager les personnes de plus petit gabarit s’ils utilisent une chaise avec une assise trop grande. Ainsi, les accoudoirs permettront un bon appui malgré une assise trop large.

L’ajustement en profondeur de l’assise est souvent négligé et pourtant cet ajustement permet d’avoir un meilleur support pour les jambes et un meilleur appui au bas du dos, lorsque bien réglé.

7. Identifier certains bureaux en fonction des besoins ou des exigences du poste

Il est possible de cibler quelques postes pour les personnes de grandes tailles surtout si le nombre d’employés est grand. Ainsi, certains postes avec des surfaces plus hautes ou avec la souris et le clavier placés directement sur le bureau pourraient convenir à ce type d’employé.

Aussi, il ne faut pas oublier que certaines tâches nécessitent des surfaces de travail plus grandes en raison des exigences de la tâche. Les besoins peuvent varier d’un employé à l’autre, certains auront besoin d’espace pour recevoir des invités, d’autres auront besoin d’une grande surface de travail pour l’utilisation de documents papier ou de plans. Les espaces de travail doivent répondre aux tâches à effectuer.

8. Prévoir un module avec 2 ou 3 tiroirs sur roulette ou un panier

Un des aspects négatifs des postes de travail partagés est souvent le manque de personnalisation ou l’absence de certains « équipements » qui rendent l’espace plus agréable. Le fait que chaque employé ait ses effets personnels à disposition permettra d’optimiser le sentiment de confort.

L’ajout d’un espace mobile que ce soit un module 3 tiroirs sur roulettes ou un grand panier est recommandé. Cet équipement mobile permettra de laisser ses effets personnels, ses mouchoirs, des petites collations, une tasse, des souliers, etc. au bureau et de les avoir à proximité pendant le travail.

La formation pour assurer une bonne utilisation

Malgré la présence des différentes possibilités d’ajustements, si les employés ne possèdent pas les bases d’un bon ajustement, ces derniers ne seront pas utilisés adéquatement. Or, il est essentiel d’offrir de la formation aux employés sur les différents réglages afin que les équipements de leur poste de travail partagé soient bien adaptés à leur morphologie. De plus, l’employeur doit prévoir quelques minutes en début de quart de travail pour que les employés règlent les différentes composantes du poste.

Qu’en pensent vos employés?

Selon la Chaire Workplace Management (2020), la majorité des employés ne désirent pas travailler à temps complet dans un espace partagé. En effet, 71 % des répondants ne sont pas favorables au partage d’un même poste de travail par plusieurs salariés. Par contre, les  seraient prêts à accepter ce type de poste en échange d’une portion de leur semaine en télétravail ou d’un horaire plus flexible.

Les résultats de cette étude sur les nouveaux besoins post confinement indiquent que la répartition idéale du temps de travail serait de 59% du temps au bureau, 30 % du temps en télétravail et 11% dans des tiers lieux. 

Tel que stipulé dans les résultats de la Chaire Workspace “ …il convient de souligner que l’espace de travail reste toujours aussi décisif et déterminant dans le choix du futur employeur pour 43 % d’entre eux – et ce en nette évolution depuis les enquêtes précédentes (36 % en 2016). Pour cette raison, et le fait que la majorité des employés préfèrent des postes attitrés, il est essentiel de se questionner sur le besoin réel d’avoir des postes partagés versus l’impact que ceci aura sur le sentiment de bien-être des employés.

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